Sąskaitų faktūrų išrašymas smulkioms įmonėms dažnai užima daugiau laiko, nei atrodo. Elektroninis sprendimas padeda šį darbą atlikti greičiau ir tiksliau. Ypač tai jaučia įmonės, kuriose sąskaitas išrašo vadovas ar vienas darbuotojas. Daugelis verslininkų pastebi, kad elektroninės sąskaitos padeda ir įrodyti sąskaitos pateikimo pirkėjui faktą.
Programa ar Excel
Dalis verslininkų sąskaitų skaitmenizavimą vis dar prilygina sąskaitoms, išrašomoms MS Excel programa. Tačiau tai du iš esmės skirtingi dalykai. Jie skiriasi funkcijomis, klaidų tikimybe ir laiko sąnaudomis.
Excel faile tenka rankiniu būdu tikrinti numeraciją, perrašyti kliento duomenis ir skaičiuoti sumas. Programa šiuos darbus atlieka automatiškai, todėl klaidų lieka gerokai mažiau. Be to, Excel failai dažnai saugomi skirtinguose kompiuteriuose, todėl sunku rasti senesnes sąskaitas. Internetinėje sistemoje visi dokumentai pasiekiami vienoje vietoje.
Kai sąskaitų faktūrų išrašymas automatizuotas
Daugelis sąskaitų programų padeda greitai suvesti duomenis. Pavyzdžiui, pirmą kartą perkančio kliento rekvizitai gali būti gaunami iš išorinių šaltinių, tokių kaip Registrų centras. Sąskaitą išrašančiam darbuotojui užtenka žinoti įmonės pavadinimą, o klaidų įvedant duomenis išvengiama.
Programoje taip pat galima nustatyti periodines sąskaitas. Jos kas mėnesį sukuriamos ir išsiunčiamos klientams automatiškai. Be to, iškart matyti, kurios sąskaitos apmokėtos, o kurios vėluoja. Sąskaitas galima išsiųsti klientui el. paštu tiesiai iš programos. PVM mokėtojams svarbu ir tai, kad sistema paruošia duomenis i.SAF teikimui.
Viena sąskaita mėnesio pabaigoje
Smulkus verslas, išrašantis sąskaitas mėnesio pabaigoje, susiduria su dar viena problema. Reikia susumuoti visus mėnesio pardavimus, juos sutikrinti ir tik tada išrašyti vieną sąskaitą. Įmonės, neturinčios verslo valdymo sistemos, tokios apskaitos ypač nori išvengti dėl didesnės klaidų rizikos.
Rinkoje esantys sąskaitų produktai siūlo sprendimą ir šiuo atveju. Jie leidžia suformuoti vieną sąskaitą mėnesio gale, pavyzdžiui, pagal krovinių važtaraščių duomenis. Klientas gauna vieną aiškią sąskaitą, o pardavėjui nereikia rankiniu būdu sumuoti dešimčių važtaraščių.
Renkantis programą, verta įvertinti jos kainą, funkcijas ir duomenų saugumą. Daugelis sistemų siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį, pavyzdžiui, „Nauja Sąskaita“ galima išbandyti 7 dienas nemokamai.
Gerai organizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas leidžia smulkiai įmonei daugiau laiko skirti klientams. Daugiau patarimų rasite straipsnyje apie greitesnį darbą su sąskaitomis.