Kada išrašoma sąskaita faktūra ir kodėl šis žingsnis toks svarbus? Sąskaitos faktūros išrašymas leidžia oficialiai dokumentuoti savo pardavimus ar suteiktas paslaugas. Tai dokumentas, kuriame nurodoma, kas parduota, už kokią kainą ir kokią sumą klientas turi sumokėti.
Kada išrašoma sąskaita faktūra
Paprastai sąskaita išrašoma tada, kai prekės parduodamos arba paslaugos suteikiamos. Jei su klientu sutariama dėl išankstinio apmokėjimo, pirmiausia išrašoma išankstinė sąskaita. Galutinis dokumentas tokiu atveju parengiamas įvykus sandoriui.
Kai paslaugos teikiamos nuolat, pavyzdžiui, kas mėnesį, sąskaita dažnai išrašoma kartą per mėnesį už visą laikotarpį. PVM mokėtojams išrašymo terminus nustato PVM įstatymas, todėl aktualią informaciją verta pasitikrinti VMI svetainėje. Plačiau apie tai rašėme straipsnyje apie PVM sąskaitų išrašymą.
Sąskaitos faktūros išrašymo žingsniai
Sąskaitos faktūros išrašymo procesas prasideda tada, kai įvyksta pardavimas. Jį sudaro keli svarbūs žingsniai:
- Informacijos surinkimas. Surinkite duomenis apie pardavimą: prekių ar paslaugų pavadinimus, kiekius, kainas ir kitas svarbias detales.
- Sąskaitos parengimas. Pagal surinktą informaciją parenkite sąskaitą faktūrą. Tam galima naudoti specialią formą arba sąskaitų kūrimo sistemą.
- Numerio priskyrimas. Kiekvienai sąskaitai priskiriamas unikalus numeris. Jis padeda sekti ir archyvuoti dokumentus.
- Išsiuntimas klientui. Išrašytą sąskaitą išsiųskite pirkėjui. Dažniausiai tai daroma el. paštu.
- Saugojimas. Visus išrašytus dokumentus saugokite apskaitos ir mokesčių tikslais. Jų saugojimo terminus nustato teisės aktai.
Kad nė vienas žingsnis nebūtų praleistas, verta turėti aiškią tvarką. Pavyzdžiui, sąskaitas išrašyti tą pačią dieną, kai baigiamas darbas, arba tam tikrą mėnesio dieną. Tokia rutina padeda nepamiršti klientų ir laiku gauti pinigus.
Kodėl svarbu sąskaitą išrašyti laiku
Laiku išrašyta sąskaita padeda greičiau gauti apmokėjimą. Klientas iš karto mato sumą, mokėjimo terminą ir rekvizitus. Vėluojant sąskaitai, vėluoja ir pinigai, o apskaitoje atsiranda neaiškumų.
Tvarkingi dokumentai svarbūs ir mokesčių deklaravimui. PVM mokėtojai išrašytų sąskaitų duomenis kas mėnesį teikia VMI per i.SAF. Todėl kiekviena klaida ar vėlavimas vėliau pareikalauja papildomo darbo. Jei paslaugos kartojasi kas mėnesį, galite nustatyti automatines sąskaitas. Sistema jas sukurs ir išsiųs klientams nurodytą dieną.
Taigi kada išrašoma sąskaita faktūra? Dažniausiai iškart po pardavimo ar suteiktos paslaugos, o tęstinėms paslaugoms – už visą mėnesį. Tvarkingas sąskaitų išrašymas leidžia klientams oficialiai sumokėti ir padeda įmonei laikytis teisinių reikalavimų. Sąskaitą per kelias minutes parengsite „Nauja Sąskaita“ sistemoje.