Plečiant veiklą už Lietuvos ribų, vis dažniau tenka bendradarbiauti su užsienio įmonėmis. Sėkmingam sandoriui svarbu ne tik susitarti dėl prekių ar paslaugų, bet ir tinkamai sutvarkyti dokumentus. Šiame straipsnyje aptariame, kokia turi būti sąskaita faktūra užsienio įmonei ir kokių taisyklių laikytis.
Kuo ypatinga sąskaita faktūra užsienio įmonei
Tarptautinių sandorių ypatybės. Tarptautinė prekyba reikalauja daugiau dėmesio finansiniams procesams. Prieš išrašant sąskaitą, verta išsiaiškinti pirkėjo šalies mokesčių ir muitų tvarką. Tai padės išvengti nesklandumų ir sumažins riziką.
Valiuta ir kursas. Sandoriai su užsienio partneriais dažnai vyksta kita valiuta. Sąskaitoje aiškiai nurodykite valiutą ir, jei reikia, taikomą kursą. Jei sąskaitoje skaičiuojamas Lietuvos PVM, jo suma turi būti nurodyta ir eurais.
Mokesčiai ir mokėjimo sąlygos. Tarptautinėje prekyboje mokesčių taikymas ir mokėjimo sąlygos gali labai skirtis. Teikiant paslaugas kitos ES šalies verslui, dažnai taikomas atvirkštinis apmokestinimas. Tokiu atveju sąskaitoje daroma atitinkama žymė, o mokėjimo terminas nurodomas aiškiai.
Ką turi apimti sąskaita faktūra užsienio įmonei
Sąskaita faktūra užsienio įmonei rengiama pagal Lietuvos ir tarptautines taisykles. Pagrindiniai sąskaitos elementai:
- jūsų įmonės pavadinimas, adresas ir kodai;
- užsienio įmonės pavadinimas, adresas ir PVM mokėtojo kodas;
- unikalus sąskaitos numeris ir išrašymo data;
- prekių ar paslaugų pavadinimai, kiekiai ir kainos;
- bendra suma, PVM tarifas arba neapmokestinimo pagrindas.
Kitos ES šalies pirkėjo PVM mokėtojo kodą patikrinkite Europos Komisijos VIES sistemoje. Patogu, kai sąskaita parengiama dviem kalbomis, pavyzdžiui, lietuvių ir anglų. Prireikus apskaitai gali reikėti ir užsienio kalba surašytos sąskaitos vertimo. Taip pat nurodykite tarptautinius banko rekvizitus – IBAN ir SWIFT (BIC) kodą, kad pirkėjas galėtų sumokėti be klaidų.
Teisiniai aspektai ir saugojimas
Teisiniai reikalavimai. Sąskaita turi atitikti teisės aktus ir sutarties sąlygas. Sutartyje verta numatyti, kas atsakingas už dokumentų pateikimą abiejose šalyse.
Elektroniniai dokumentai. Daugelyje šalių sąskaitos siunčiamos elektroniniu būdu. Laikykitės elektroninių dokumentų išrašymo ir saugojimo taisyklių. Tai pagreitina procesus ir apsaugo nuo dokumentų praradimo. Sąskaitą verta išsiųsti el. paštu ir paprašyti patvirtinti gavimą.
Reguliari peržiūra. Periodiškai patikrinkite, ar visos sąskaitos atitinka teisines ir finansines normas. Taip laiku pastebėsite apskaitos klaidas.
Sąskaitų užsienio partneriams rengimas reikalauja kruopštumo ir tarptautinės prekybos išmanymo. Laikydamiesi šių taisyklių, efektyviai tvarkysite dokumentus ir užtikrinsite sklandžią veiklą tarptautinėje rinkoje.